DSGVO bei Kundenkarten: welche Daten darf ich speichern?
1. September 2026 · WalletPass Club
Für eine digitale Kundenkarte genügen in der Regel ein Name und eine Kartenkennung; alles Weitere braucht einen belegbaren Zweck. Rechtsgrundlage ist meist die Einwilligung, die widerruflich und nachweisbar sein muss. Wer Daten nur so lange speichert, wie die Karte aktiv ist, liegt bei den Löschfristen auf der sicheren Seite.
Dieser Beitrag beschreibt die technische und organisatorische Praxis. Er ersetzt keine Rechtsberatung — für den Einzelfall, besonders bei Gesundheits- oder Kinderdaten, gehört ein Anwalt gefragt.
Welche Daten wirklich nötig sind
| Angabe | Nötig? | Begründung |
|---|---|---|
| Kartenkennung | ja | ohne sie keine Zuordnung des Stands |
| Vorname | meist ja | persönliche Ansprache auf der Karte |
| Nachname | oft nein | nur bei Mitgliedschaften mit Ausweisfunktion |
| nein | nur wenn tatsächlich per E-Mail informiert wird | |
| Geburtsdatum | selten | nur bei Altersnachweis oder Geburtstagsaktion |
| Telefonnummer | nein | in der Praxis fast nie erforderlich |
Der Grundsatz der Datensparsamkeit verlangt nicht, möglichst wenig zu fragen, sondern für jede Angabe einen Zweck benennen zu können. „Könnte man später mal brauchen" ist kein Zweck.
Rechtsgrundlage und Einwilligung
- Für die Karte selbst ist die Einwilligung die übliche Grundlage — sie muss freiwillig, informiert und widerruflich sein.
- Die Einwilligung gehört mit Zeitpunkt und Fassung des Textes protokolliert, sonst ist sie im Streitfall nicht nachweisbar.
- Werbliche Mitteilungen brauchen eine eigene Einwilligung. Wer sie mit der Kartenausgabe koppelt, verliert beide.
- Der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung. Ein Löschlink auf der Kartenrückseite erfüllt das.
Löschfristen
Ein tragfähiges Löschkonzept knüpft an die Nutzung an, nicht an ein festes Datum: Solange die Karte im Wallet liegt und benutzt wird, besteht der Zweck. Wird sie gelöscht oder läuft sie ab, entfällt er — dann sind die Daten zu löschen oder zu anonymisieren.
Darf ich das Kaufverhalten meiner Kunden auswerten?
Aggregiert und ohne Personenbezug ja. Individuelle Profile brauchen eine gesonderte, ausdrückliche Einwilligung, in der steht, was ausgewertet wird und wozu.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter?
Ja. Der Anbieter verarbeitet die Daten Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag; ohne Vertrag nach Art. 28 DSGVO fehlt die Grundlage. Ein seriöser Anbieter stellt ihn ohne Nachfrage bereit.
Wo müssen die Daten gespeichert sein?
Ein Serverstandort in der EU ist nicht zwingend, macht die Sache aber erheblich einfacher: Bei Übermittlungen in Drittländer sind zusätzliche Garantien und eine Folgenabschätzung nötig. WalletPass Club hostet in Deutschland.
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